به منظور تعریف پیش فرض های نرم افزار حسابداری حسابگر از مسیر منوی اطلاعات پایه > تعریف پیش‌فرض ها را انتخاب کنید. اگر در هنگام ایجاد شرکت در نرم افزار حسابداری، پارامتر « چارت نمونه حساب‌ها تعریف شود » را تیک زده باشید، در این قسمت حسابهای مرتبط از پیش تعریف شده‌اند؛ مثلا در قسمت پرداخت‌ها، حساب مرتبط با نقدی، صندوق در نظر گرفته شده است. به همین ترتیب برای چک‌های دریافتی حساب اسناد دریافتنی معرفی شده است. نکته‌ای که بسیار حائز اهمیت است این است که ستون مقابل این حسابهای مرتبط باید با اسامی حسابهای مناسب پر شود و حتما برای این پیش‌فرض‌ها حسابهای مرتبط تعریف شده باشد. علت اهمیت موضوع آن است که اسناد اتوماتیک مربوط به فاکتورها، چک‌ها و ... از روی این حساب‌ها صادر می‌شوند و اگر این حساب‌ها نادرست تعریف شوند و یا تعریف نشوند، ممکن است حساب‌ها، مانده نادرست پیدا کنند.
توجه داشته باشید که در نرم افزار حسابداری سندهای اتوماتیک مربوط به ورود و خروج کالا از جمله فاکتورها و رسید و حواله‌ها، می‌توانند بر اساس پیش‌فرض‌ها، انبارها و یا کالاها صادر شوند. اگر اولویت ارتباط اتوماتیک حسابداری و انبارداری بر اساس پیش‌فرض‌ها باشد، در صدور سند اتوماتیک مربوط به فاکتورها از حساب‌هایی استفاده می‌شود که در قسمت اطلاعات پایه > تعریف پیش‌فرض‌ها معرفی شده‌اند. در صورتی که اولویت ارتباط حسابداری و انبارداری بر اساس انبار باشد، سندهای اتوماتیک مربوط به فاکتورها از روی حسابهای مرتبط مربوط به انبارها صادر می‌شوند که در هنگام معرفی انبارها در نرم افزار حسابداری، قابل مشاهده و تغییر می‌باشند. اگر اولویت ارتباط حسابداری و انبارداری بر اساس کالا باشد، برای صدور اسناد مربوط به فاکتورها از حسابهای مرتبط کالا که در برگه حسابهای مرتبط از معرفی کالاها که از منوی اطلاعات پایه > معرفی کالاها > اطلاعات اقلام موجودی > حسابهای مرتبط، قابل دسترسی و تغییر است، استفاده می‌شود.
تعریف انواع پرداخت در نرم افزار حسابداری:
در قسمت تعریف انواع پرداخت چندین نوع پرداخت قابل تعریف است. اگر این آیتم‌ها را پر کنید و حسابهای مرتبط را از جعبه متن مقابل آن‌ها مشخص کنید، هنگامی که در برگ پرداخت و دریافت، پنجره مربوط به نوع دریافت و پرداخت و در اسناد حسابداری، پنجره نوع باز می‌شود، این آیتم‌ها هم نمایش داده می‌شود و در سند حسابداری مربوطه در نرم افزار حسابداری نیز، حسابهای مرتبط آن آیتم اعمال می‌شوند.
اختصاص انواع پرداخت به کاربران:
با نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم میتوان برای کاربران دسترسی به پرداخت‌های تعریف‌شده را مدیریت کرد. برای این کار پس از انتخاب کاربر و نوع پرداخت، پرداخت‌های تعریف‌شده در سیستم لیست می شود و با انتخاب یا عدم انتخاب گزینه «قابل دیدن» میتوان دسترسی به انواع پرداخت را مدیریت کرد.
